Erarbeitung

Einen eigenen Serienbrief erstellen

Ziel dieser Seite ist es, dass du deinen eigenen Serienbrief erstellst. Dafür schreibst du eine Einladung zu einem Fest „deines Vereins“ und verknüpfst sie mit der Mitgliederliste.

Schritt 1: Startdokument erstellen

(a) Lade dir die Briefvorlage herunter. Hier wurde bereits das Layout eines Briefs erstellt. Achte darauf, dass du es nicht versehentlich kaputtmachst. Du kannst diese Vorlage auch für private Briefe nutzen.

(b) Alle Inhalte des Briefs müssen geändert werden. Es gibt dabei gelbe und blaue Inhalte. Beschreibe: Was ist der Unterschied zwischen den gelben und blauen Inhalten?

(c) Passe nun die gelben Inhalte (mindestens grob) an dein Vereinsfest an.

Schritt 2: Die Datenquelle anlegen

(a) Öffne eine Mitgliederliste deines Vereins aus einem der vorherigen Abschnitten. Stelle sicher, dass alle Spalten nachvollziehbare Namen haben.

(b) Gehe nun die blauen Bereiche im Startdokument durch: Findest du in der Mitgliederliste für alle blauen Inhalte die entsprechenden Einträge? Falls nein, ergänze deine Excel-Tabelle entsprechend mit weiteren Spalten. Es genügen dabei einige wenige Datensätze. Denk ans Speichern. Schließe die Excel-Datei.

Schritt 3: Startdokument und Datenquelle verknüpfen

(a) Wähle in deinem Brief im Reiser „Sendungen“ den Knopf „Empfänger auswählen“. Hier könntest du eine neue Liste erstellen, klicke stattdessen auf „Vorhandene Liste verwenden“ und wähle die Excel-Tabelle aus.

(b) Im Reiter „Sendungen“ von Word ist nun „Seriendruckfeld einfügen“ verfügbar. Du findest ein Seriendruckfeld pro Tabellenspalte. Füge an den passenden Stellen (blau) Seriendruckfelder ein.

Schritt 4: Serienbrief überprüfen

Im Reiter „Sendungen“ ist nun „Vorschau Ergebnisse verfügbar. Überprüfe die Ergebnisse stichprobenweise. Wenn du möchtest, ergänze dabei das Startdokument um weiteren Text.

Schritt 5: Fertig stellen

Im Reiter „Sendungen“ ist nun „Fertig stellen und zusammenführen“ verfügbar. Damit könntest du deine Briefe drucken. Wenn du möchtest, drucke sie als ein PDF-Dokument, in dem dann alle Briefe enthalten sind.

Zusatzaufgabe

Du kannst im Reiter „Sendungen“ auch Regeln für die Seriendruckfelder festlegen. Probiere das aus.